¿Estoy obligado a tener un Canal de Denuncias, si soy empresa o autónomo? Es la pregunta que, a día de hoy, y después de meses con la Ley 3/2023, de 20 de febrero , desde el 1 de diciembre de 2023 en vigor, muchas empresas se preguntan.

Es primordial saber que el canal de denuncias es un medio de comunicación interno que permite a los empleados y/o personas vinculadas a una organización informar de forma anónima, y confidencial, sobre posibles actividades ilegales o contrarias al código de conducta de la empresa.

Además, este sistema se ha convertido en una obligación legal para muchas compañías en España, con el objetivo de fomentar la transparencia y combatir la corrupción en el ámbito empresarial.

¿QUÉ ENTIDADES ESTÁN OBLIGADAS A IMPLEMENTAR UN CANAL DE DENUNCIAS?

El artículo 10 establece una lista de los actores del sector privado que se encuentran obligados, siendo estos los siguientes:

  • Personas, físicas (autónomos) o jurídicas, del sector privado que tengan 50 o más trabajadores.
  • Personas jurídicas (empresas) que estén incluidas en el ámbito de los actos de la Unión Europea en materia de servicios, productos y mercados financieros.
  • Los sujetos a la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

Hemos de advertir que, en este caso, también hay que tener en cuenta el artículo 31 del RD 304/2014, artículo que, pone sobre la mesa, de manera indirecta, algunas exclusiones, como los corredores de seguros y los obligados comprendidos en los apartados i) a u) del art. 2 de la Ley 10/2010.

Es importante destacar que las empresas con menos de 50 trabajadores están exentas de esta obligación, salvo que otra ley o su convenio de aplicación lo exija.

CARACTERÍSTICAS CLAVES DEL CANAL DE DENUNCIAS

Para cumplir con la normativa, se requiere que el canal de denuncias cuente con las siguientes exigencias:

  1. Conforme a lo establecido en el artículo 7, se debe garantizar el anonimato y la confidencialidad del denunciante: es decir, como hemos dicho al inicio, ha de ser posible realizar denuncias anónimas; proteger la identidad del denunciante y restringir el acceso a la información.
  2. Contar con una persona para la gestión: la empresa ha de designar un gestor capacitado e imparcial; así como también se debe designar a un encargado de recibir, investigar y dar seguimiento a las denuncias. Esta persona será nombrada a todos los efectos como Responsable del Sistema Interno de Información y hay que elevar su nombramiento al registro público de la Autoridad de Control competente.
  3. Enviar un acuse de recibo al denunciante: Confirmar la recepción en un máximo de siete días. Se tiene que proporcionar información básica sobre el proceso.
  4. Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses: Al recibir la comunicación, se ha de iniciar la investigación prontamente e informar al denunciante sobre el progreso, si es posible. Además, se debe proporcionar una respuesta dentro del plazo establecido.

Estas características aseguran el cumplimiento legal y promueven una cultura de transparencia en la organización.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

  • En relación con la imposición de sanciones, debemos tener en cuenta que las sanciones irán en función de si se trata de una persona física o jurídica y de la gravedad:

a) En el caso de tratarse de una persona física:

    • Infracciones Leves: 1.001 – 10.000
    • Infracciones Graves: 10.001 – 30.000
    • Infracciones Muy Graves: 30.001 – 300.000

b) En el caso de tratarse de una persona jurídica: 

    • Infracciones Leves: Hasta 100.000.
    • Infracciones Graves: 100.001 – 600.000
    • Infracciones Muy Graves: 600.001 – 1.000.000
  • En relación con la Protección al Denunciante: La ley busca proteger a las personas que informen sobre irregularidades en áreas como compras públicas, servicios financieros, blanqueo de dinero, seguridad en el transporte, protección medioambiental, entre otras.
  • En relación con la Gestión Externa: Las empresas tienen la opción de contratar la gestión del canal de denuncias a un proveedor externo, como un despacho de abogados o una consultoría, siempre que se cumplan las condiciones establecidas por la normativa.
  • En relación con los Grupos Empresariales: En el caso de grupos de empresas, se debe establecer un régimen común para todas las sociedades del grupo, con un canal de denuncia interno unificado. La implementación de un canal de denuncias no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la cultura ética de la empresa, prevenir conductas ilícitas y proteger tanto a la organización como a sus empleados. Al proporcionar un medio seguro para reportar irregularidades, las empresas demuestran su compromiso con la integridad y la transparencia, fortaleciendo así la confianza de sus stakeholders y mejorando su reputación en el mercado.

OZONIA Consultores, ha dado un paso al frente siendo una de las primeras entidades que ayudan, guían y gestionan Canales de Denuncias de a aquellas empresas que se ven obligadas a tener el Canal de Denuncias y ya son muchos clientes los que cuentan con nuestro servicio

 

Autor: Antonio Heredia